Como puedo validar que una nota de ajuste está correctamente aplicada a un documento soporte de pago?

Question

En el ambiente de pruebas hemos realizado notas de ajuste a documentos soporte de pago electrónico, pero existe alguna manera de validar que se está aplicando correctamente? es decir puedo de alguna manera consultar el saldo del documento soporte después de aplicada sus respectivas notas? ,saldo general y saldo de cada impuesto?. gradezco de antemano

Comments

hola pero has podido mandar notas en producción?

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hola, aun no he probado en producción, solo en habilitación, no he pasado a producción porque tengo dudas de como las notas afectan el saldo del Documento Soporte, no veo como validar esta afectación.

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Hola, yo estoy tratando de hacer una nota de ajuste, la parte donde adjunto el rango solo me salen las letras del prefijo y cuando le doy previsualizar se queda cargando un rato y al final queda en la misma parte. Aun no se están emitiendo estas notas?

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Ya están pasando las notas de ajuste pero nosotros tenemos software propio, no se si te refieres al software gratuito de la DIAN

Answer 1

Puedes hacerlo, utilizando el enlace:

DIAN | Acceder
https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/SearchDocument

Pones el CUDS del Documento Soporte en el cuadro de texto, presionas BUSCAR y el webservice de la DIAN te ofrece un resumen del documento y en la parte inferior, te permite observar los demás documentos aplicados a ese documento.

Es un trabajo manual, pero eficaz.

Comments

De antemano muchas gracias por la respuesta, si esto es lo que hacemos, es totalmente claro, pero este procedimiento solo me indica el documento referenciado, pero no me indica la forma en que está aplicada la nota, sabemos que una nota crédito va a reversar valores a los items y a los impuestos, mas allá de saber si se referencio el documento lo que necesitamos validar es si se aplicaron correctamente los valores, ideal sería poder ver el saldo de cada item después de aplicada la nota. Voy mas allá ¿es posible aplicar notas débito? agradezco cualquier información, y si me pueden pasar xml de ejemplo de notas sería estupendo.

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Lo que hacemos en el sistema de facturación electrónica de la DIAN es, evidenciar, mediante documentos electrónicos, los hechos comerciales de la entidad.

Para la DIAN, un documento soporte que tiene relacionado una nota de ajuste; es un documento soporte disminuido (o aumentado).

Ningún documento electrónico enviado, puede ser cambiado.

Nuestros sistemas, mediante algoritmos de suma y resta, podrían hacer los cálculos que necesitan nuestros clientes, para saber si un documento soporte (o una factuar o una nómina individual) fue afectada con alguna nota de ajuste.. Eso sí, que se base en documentos debidamente válidos en el sistema de la DIAN.

Piensa en el webservice de la DIAN, como un almacén de documentos. De ninguna forma, pienses en él, como un sistema contable.

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Muchísimas gracias por la respuesta, todo lo que has expuesto lo tenemos perfectamente claro, voy a tratar de explicar mejor nuestra inquietud, con la facturación electrónica existen las notas débito y crédito y en ese sentido no hay lugar a dudas de cómo se afectan los documentos, sabemos que una nota crédito disminuye el documento y una nota débito lo aumenta.  Se hubiera esperado mantener una estructura similar con el documento soporte pero en su lugar solo permiten un solo tipo de notas que en su nombre conceptual no definen si son débito o crédito simplemente "Notas de ajuste", pero  su estructura xml pertenece a "notas crédito". Esto se presta para muchas confusiones que generan dudas entre ellas:

1) ¿Sirve este mismo documento de ajuste para aumentar y disminuir un documento soporte?  

2) La nota de ajuste contempla la posibilidad de agregar cargos y descuentos, pero esto es confuso, ¿significa que se aumenta o disminuye el movimiento que se incluye en la nota? ¿Ósea se puede acreditar el documento soporte y en la misma nota acreditar el valor que está acreditando al DS? Se que la respuesta debe ser sencilla pero acá no dejamos lugar a la mínima duda.

3) En la nota se detallan nuevamente las cantidades y valores unitarios tal cual se informan en el documento soporte, no nos es claro si por ejemplo el valor unitario allí consignado es el nuevo valor unitario que reemplaza al anterior o si es el valor que se pretende ajustar es decir la diferencia de mas o de menos que se pretende corregir

4) Nos hemos dado nuestras propias respuestas a estos interrogantes pero nos genera muchas dudas.
Agradezco enormemente me puedan ayudar con este tema.

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Está muy clara, ahora, su pregunta y tiene mucha coherencia.

En Factura Electrónica, una nota crédito disminuye y una nota débito aumenta al valor de la factura.
En Nómina Electrónica, una nota de ajuste, remplaza a la nómina.
En Documento Soporte, ¿qué hace la nota de ajuste? ¿aumenta, disminuye o remplaza?

Una nota de ajuste (de Documento Soporte) tiene estructura de Nota Crédito (de Factura Electrónica) y tiene nombre de Nota de Ajuste (como en Nómina), pero no nos queda claro cómo afectan sus líneas, a las líneas del Documento Soporte.

Ahora, por causa de su pregunta y su aclaración, le vamos a poner más salsa.

Según el parágrafo 3 del artículo 19 de la Resolución 00067 de diciembre de 2.021, con respecto a las notas de ajuste:

"Cuando se requiera modificar o anular un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en los términos del presente artículo, se podrá generar una nota de ajuste de forma física reemplazando el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".

Enfatizo, la frase: "...podrá generar una nota de ajuste en forma física reemplazando..."

La nota de ajuste, reemplaza (como la nota de ajuste de nómina), pero a su vez, dice que puede ser física, y a su vez, en esa misma resolución está toda la documentación técnica, supuestamente, suficiente para generar la nota de ajuste de documento soporte en aquisiciones a no obligados.

Queda, para mí, como para usted, abierta la duda.

¡Sálvese quien pueda!

Es un gusto y un privilegio para mí, participar con tanta gente sabia, emprendedora y próspera.

Y agradezco a Creativos-Digitales, por el espacio. Vaya que es un oasis, para muchos cansados en este camino duro.

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Muchas gracias por su aporte, ya me siento menos "loco", creí que era el único que veía el agujero técnico  tan enorme que hay en este tema de las notas de ajuste.

Voy a compartir lo que hemos hasta ahora deducido sin que hallamos encontrado algo técnico o normativo que nos lo confirme, razón por la cual nos sentimos tan inseguros con este proceso:

1) No se pueden realizar notas débito a los documento soporte, es decir toda nota sería crédito para reducir valor no para aumentar

2) Si se desea aumentar el valor de un documento ya generado por lo que veo se tendría que generar un nuevo documento soporte (haciendo las veces de una nota débito)

3)Asumimos que en las líneas de la nota crédito se coloca para cada ítem el valor que se quiere acreditar, así por ejemplo si en el DS se fue un ítem por $1000 y en realidad era $900 se coloca en la nota el ítem x $100.

Esos 3 puntos anteriores los estamos asumiendo así pero nos gustaría estar seguros que esa interpretación es la correcta, y existen muchas otras dudas, por ejemplo:

1) Porque las notas de ajuste incluyen estructuras para recargos y descuentos? no entiendo como aplica esto en la nota.
2) En la estructura del documento soporte de pago se contempla poder referenciar notas de ajuste, no entiendo en que escenario se de que se realice una nota primero y luego un documento soporte referenciando esa nota.

Quien tenga luces respecto a esto agradezco enormemente nos ilustre, veo en internet muchos ejemplos y casos sobre la generación del documento soporte pero prácticamente nada sobre las notas de ajuste.

De acuerdo con la respuesta anterior. ¡Sálvese quien pueda!

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Entendemos lo arduo que se puede tornar caminar en estos senderos complicados y más cuando se hace sin compañía. Estamos claros que es más probable lograr el éxito y superarlos, con trabajo en equipo y por eso existe Facturas y Respuestas.

Nos complace mucho verlos interactuar con esa intención de apoyo, aportando sus soluciones y planteando sus inquitudes; los animamos a continuar acudiendo a este "oasis" como ha sido descrito, para encontrar o concretar ese conocimiento que les mantenga la motivación viva, y continuar en la ruta de acercar y facilitar a miles de usuarios, el cumplimiento de la normatividad gubernamental, que tanto la facturación electrónica y los demás documentos electrónicos DIAN, contienen.

De parte del equipo de Creativos Digitales, un agradecimiento muy especial a todos los particiapantes del blog, por darle valor y significado a este espacio.

El equipo de Creativos Digitales.
Creamos, porque Creemos.

Answer 2

Si la DIAN dio validado Ok (a la noja de ajuste del doc soporte), entonces está bien aplicada.

Comments

El validado Ok lo da, la duda que tengo es como se están aplicando esos valores, cual es el saldo final de cada item después de aplicar la nota?, por ejemplo saber que los impuestos quedaron bien afectados. La nota permite aplicar cargos y descuentos, estos como afectan al documento soporte?